Google Keep内にメモが増えてくると「どこにあのメモがあったっけ？」となりがちです。ラベル機能をつけておけば整理整頓できますが「これだ！」と思って開いたら違うメモですぐに閉じるなんてことがよくあります。
そんなちょっとした悩みもGoogle Keepなら解決できます。Google Keepではメモの背景を色づけできます。色でなんのメモかを判断できるので、感覚的にメモを見つけられます。
この記事では、Google Keepの「色づけ」機能について紹介します。筆者が実際に色づけをしていて感じているメリットも紹介します。
たくさん増えたメモの中から、目当てのメモをサッと見つけたい人の参考になれば幸いです。
Google Keep「色づけ」の使い方
Google Keepには作成したメモの背景に色を設定できます。メモの内容ごとに色を統一したり、重要度別に色分けしたりと、色を基準にしたカテゴリ管理も可能です。
パソコンとスマートフォンとでは操作方法が少し異なりますので、手順とあわせて画像で説明します。
色だけでなく背景デザインも設定できます。好みの背景にすればメモを開いたときの気分も変わるでしょう。
メモに色をつけるメリット
Google Keepにはメモを固定する機能やラベルでカテゴリ分けできる機能がついています。そのためわざわざ色でわける必要はないと考える人もいるでしょう。
たしかにメモの固定とラベルで事足りる人もいるでしょう。しかし整理したメモをさらに細分化して管理したい場合は色づけが役立ちます。
ここでは筆者が実際に色づけをしていて感じるメリットを3つ紹介します。
他のメモとの違いがすぐわかる
色をつけることで、他のメモとの違いがひと目でわかります。固定したメモやラベルでカテゴリ分けしたメモも、時間が経つとどんどん増えていき、どれがなんのメモかわかりづらくなってきます。
そこでメモに色づけするとメモの種類がひと目でわかり、さらにカテゴリ分けもできるようになります。
たとえば固定したメモのなかでも「業務マニュアル」「人事評価」「タスク管理」をそれぞれ色づけしておくと、ひと目で目的のメモが見つけられます。目的別に色づけしておけば、中身を見なくてもなんのメモかすぐにわかるのです。
Google Keepを長く使っているとメモが必然と増えてくるので、色づけでさらに細分化しておくことと管理が楽になります。
重要度別に色分けできる
重要なメモはすぐに引き出せるようにしておきたいものです。そこで色づけが役立ちます。
たとえば筆者は会議で共有する内容をGoogle Keepにメモする際、重要度別に色分けしています。そうすると重要度の高いメモを先に開くので、重要な共有事項を漏らすことがなくなりました。
重要度の低いものはメールやチャットでも構わないレベルの内容なので、会議の場で共有しなくても大丈夫です。しかし重要なことは相手の確認や了承が必要だったりするものばかりです。そのため口頭での共有が必要です。
このような使い方をすると伝え漏れや確認漏れがなくなり、仕事がスムーズに進みます。抜け漏れのない仕事ぶりは評価につながり、周りからの信頼も高くなるでしょう。
よく使うメモの場所がすぐわかる
よく使うメモがあるのなら気に入った色を設定しておくとよいでしょう。ひと目でメモの場所がわかるのでメモを探す時間がなくなります。
たとえば筆者はタスク管理用メモを頻繁に開くため、他のメモと区別しやすい色に設定しています。また年に数回しか使いませんが、すぐに使いたい人事評価用メモにも色を設定しています。
筆者が勤めている会社では人事評価用の資料提出までの期限が短いのです。しかしGoogle Keepのおかげで人事評価資料を作成する時間を短縮できています。
このようにしておくとメモがどれだけ増えても、すぐに目的のメモが見つけ出せます。メモを探す時間が長いのは時間の浪費です。そんな浪費をなくすためにもよく使うメモには色をつけておきましょう。
色分けして使いたいメモの場所や重要度を感覚的に見つけられる！
今回はGoogle Keepの「色づけ」機能を紹介しました。メモを残す作業は仕事を円滑に進めるうえで重要です。しかし肝心のメモをすぐに見つけ出せず、探す時間が増えていくのは本末転倒でしょう。
かといってメモを探すために一生懸命メモのタイトルを考え、文字を追うのに必死になるのも頭が疲れますよね。メモが増えてくるとどうしても探す時間が増えてしまいます。
そこで感覚的に見つけ出せるよう色づけするのが重要です。Google Keepの色づけ機能を積極的に活用していきましょう。